جمعية خيرية لخدمة الفقراء وذوي الحاجة بمركز الواديين

فاكس0172532204-ج 0552030440 -0172532000 brwadyeen@gmail.com

سياسة تعارض المصالح لجمعية البر الخيرية بالواديين

الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى الله عليه وسلم وبعد:

فقد اقر مجلس إدارة الجمعية في الاجتماع التاسع بتاريخ 2017/10/18 م الموافق 1439/1/28 هـ سياسة تعارض المصالح واعتمادها وهي كما يلي :

1 – تمهيد

1-1) تحترم جمعية البر الخيرية بالواديين خصوصية كل شخص يعمل لصالحها , وتعد مايقوم به من تصرفات خارج اطار العمل ليس من اهتمامها , الا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أنشكة اجتماعية , أو مالية , أو غيرها , قد تتداخل , بصورة مباشرة أو غير مباشرة , مع موضوعيته , أو ولائه للجمعية مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح.

2-1) تؤمن جمعية البر الخيرية بالواديين بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي والعناية والمبادرة والانجاز , وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية , لتعزيز تلك القيم وحمايتها , وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية , أو المهنية لأي شخض يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية , أو أن يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية .

 

2 – نطاق وأهداف السياسة

1-2) مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح , ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية , واللائحة الأساسية للجمعية , تأتي هذه السياسة استكمالا لها , دون أن تحل محلها .

2-2) تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية واعضاء مجلس الادارة واعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الادارة ومدير الجمعية التنفيذي وجميع موظفيها ومتطوعيها .

3-2) يشمل تعارض المصالح مايتعلق بالاشخاص انفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح اي شخص اخر تكون لهم علاقة شخصية بهم ويشمل هؤلاء الزوجة , الابناء , الوالدين , الاشقاء , او غيرهم من أفراد العائلة .

4-2) تعد هذه السياسة جزءا لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالاشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل .

5-2) تضمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم , نصوصا تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة .

6-2) تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من اي اشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح .

3 – مسئوليات وصلاحيات مجلس الادارة والادارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح :

  1. ادارة تعارض المصالح احد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الادارة .
  2. يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف احد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل ان تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان .
  3. لايكون الشخص في حالة تعارض مصالح الا اذا قرر مجلس ادارة الجمعية في ما يخص تعاملات الجمعية مع الغير او تعاملات اعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية ان الحالة تنضوي على تعارض مصالح , وتكون صلاحية القرار مع المسئول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية .
  4. يجوز لمجلس الادارة وفقا لسلطته التقديرية ان يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضا من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة , أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على اكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية .
  5. عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح , يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك.
  6. لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة , ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
  7. مجلس الادارة هو المخول في تفسير احكام هذه السياسة على ان لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الاساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
  8. يعتمد مجلس الادارة هذه السياسة , ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الابلاغ .
  9. يتولى مجلس الادارة التاكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها .

4 – حالات تعارض المصالح

1-4) لايعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في اي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر او غير مباشر بالجمعية , قيام تعارض في المصالح بين الطرفين . ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأيا أو يتخذ قرارا , أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية , وتكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالراي المطلوب منه ابداؤه , أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه , أو ان يكون لديه التزام تجاه طرف اخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف . اذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية , واساءة لاستعمال الثقة , وتحقيق لمكاسب شخصية , وزعزة للولاء للجمعية .

2-4 ) هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا انها بالضرورة لاتغطي جميعا لمواقف الاخرة المحتمل حدوثها , ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة , وتجنب ما قد يبدو انه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الأمثلة على حالات التعارض مايلي :

  • ينشأ تعارض المصالح مثلا في حالة أن عضو مجلس الادارة او عضو اي لجنة من لجانه او اي من موظفي الجمعية مشاركا في او له صلة باي نشاط , او له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية او مهنية في اي عمل او نشاط قد يؤثر بشكل مباشر او غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو او الموظف او على قدراته في تادية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية .
  • ينشأ التعارض في المصالح أيضا في حالة ان عضو مجلس الادارة او احد كبار التنفيذيين يتلقى ويحصل على مكاسب شخصية من اي طرف اخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة او غير مباشرة مستفيدا من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية .
  • قد ينشا التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع او الشراء او التاجير للجمعية .
  • ايضا قد ينشا التعارض في المصالح من خلال تعيين الابناء او الاقرباء في الوظائف او توقيع عقود معهم .
  • من احدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة اخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية .
  • الهدايا والاكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الادارة او موظف الجمعية من امثلة تعارض المصالح .
  • الاستثمار او الملكية في نشاط تجاري او منشاة تقدم خدمات او تستقبل خدمات حالية من الجمعية او تبحث عن التعامل مع الجمعية .
  • إفشاء الاسرار او اعطاء المعلومات التي تعتبر ملكا خاصا للجمعية , والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة , ولو بعد تركه الخدمة .
  • قبول احد الاقارب لهدايا من اشخاص او جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التاثير على تصرفات العضو او الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح .
  • تسلم عضو مجلس الادارة او الموظف او احد افراد عائلته من اي جهة لمبالغ او اشياء ذات قيمة بسبب تعاملت لكل جهة مع الجمعية او سعيها للتعامل معها .
  • قيام اي جهة تتعامل او تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف او احد افراد عائلته .
  • استخدام اصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه ان يظهر تعارضا في المصالح فعليا او محتملا كاستغلال اوقات دوام الجمعية او موظفيها او معداتها او منافعها لغير مصالح الجمعية او اهدافها او اساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية او عائلية او مهنية او اي مصالح اخرى .

5 – الالتزامات

1-5) على كل من يعمل لصالح الجمعية ان يلتزم بالتالي :

  • الاقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية .
  • الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والامانة وعدم المحاباة او الواسطة او تقديم مصلحة النفس او الاخرين على مصالح الجمعية .
  • عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا او معنويا هو او اي من اهله واصدقائه ومعارفه من خلال اداء عمله لصالح الجمعية .
  • تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح او توحي بذلك .
  • تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا .
  • الإفصاح لرئيسه المباشر عن اي حالة تعارض مصالح او شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية او غير مالية.
  • الابلاغ عن اي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه او هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية .
  • تقديم مايثبت انهاء حالة تعارض المصالح , في حال وجوده , او في حال طلب الجمعية ذلك .

6 – متطلبات الإفصاح

1-6) يتعين على اعضاء مجلس الادارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية , حيثما انطبق , والحصول على موافقتها في كل حالة , حيثما اقتضت الحاجة , سواء انطوت على تعارض فعلي او محتمل للمصالح أم لا :

  • يتعين على اعضاء مجلس الادارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح عن اية وظائف يشغلونها , او ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية , سواء كانت داخل المملكة ام خارجها .
  • يتعين على اعضاء مجلس الادارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح عن اية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية .
  • يتعين على اعضاء مجلس الادارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح عن اية وظفية او مصلحة مالية او حصة ملكية تخص اي من افراد اسرهم ( الوالدان والزوجة / الزوجات / الزوج والأبناء / البنات ) في اية جمعيات او مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها .
  • يتعين على كل اعضاء مجلس الادارة والمسئولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح للجمعية والحصول على موافقتها على اية حالة يمكن ان تنطوي على تعارض محظور في المصالح . وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس ادارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك . عند انتقال الموظف الى وظيفة رئاسية في الجمعية او الى وظيفة في ادارة اخرى او غير ذلك من الوظائق التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح , ربما يتعين على الموظف اعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح واخلاقيات العمل وبيان الافصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة . كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التاكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الافصاح على نحو تام .

2-6) يعرض التقصير في الافصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للاجراءات التادييبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الاساسية في الجمعية .

7 – تقارير تعارض المصالح

  1. تودع جميع نماذج إفصاح اعضاء مجلس الادارة مجلس الادارة .
  2. تودع جميع نماذج إفصاح موظفي او متطوعي الجمعية لدى مدير الجمعية .
  3. يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريرا خاصة بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس , حال طلب رئيس مجلس الادارة , ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية .
  4. تصدر الادارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريرا سنويا يعرض على مجلس الادارة يوضح تفاصيل الاعمال او العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقا لنماذج الافصاح المودعة لديها

حيث إن هذه تعد جزءا لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها , فانه لايجوز مخالفة أحكامها والالتزامات الواردة بها . وقد تم تكوين لجنة لهذه السياسة مكونة من

  1. نائب الرئيس / عبد الله علي عبد الله ال مالح
  2. العضو       د  / سعيد بن سعيد محمد ال عبيد
  3. العضو الاستاذ / عبد الله بن منصور ال بن علي