جمعية خيرية لخدمة الفقراء وذوي الحاجة بمركز الواديين

فاكس0172532204-ج 0552030440 -0172532000 brwadyeen@gmail.com

 

 

سياسة الإبلاغ من المخالفات وحماية مقدمي البلاغات في جمعية البر الخيرية بالواديين

 الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى الله عليه وسلم وبعد

 : فقد أقر مجلس ادارة الجمعية في الاجتماع التاسع بتاريخ 2017/10/18م  الموافق 1439/1/28هـ  سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات واعتمادها وهي كما يلي:

المحتويات

1- مقدمة

2- النطاق

3- المخالفات

4- الضمانات

5- اجراءات الابلاغ عن مخالفة

6- معالجة البلاغ

7- ملحق: نموذج ابلاغ عن مخالفة

8- ملحق نموذج ابلاغ عن مخالفة

9- اعتماد مجلس الادارة للسياسة

10- توقيع الموظفين بالعلم بالسياسة

 

1 –مقدمة

 توجب سياسة واجراءات الابلاغ عن المخالفات لجمعية البر الخيرية بالواديين على اعضاء مجلس الادارة والمدير التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الاخلاق الشخصية اثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤوبياتهم. وتضمن هذة السياسة ان يتم الابلاغ في وقت مبكر عن اي مخالفة او خطر جديا وسوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية او اصحاب المصلحة أوالمستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب . كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة اثناء اداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها . تهدف هذة السياسة الى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن اية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى ان القيام بهذا الامر امن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية .

2- النطاق

 تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا .

 اعضاء مجلس ادارة .

مسؤولين تنفيذيين

.موظفين .

متطوعين او مستشاريين بغض النظر عن مناصبهم في الجمعية ,وبدون أي استثناء.ويمكن ايضا لأي من اصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن اية مخاطر أو مخالفات

3- المخالفات

 تشمل الممارسات الخاطئة اي مخالفات جنائية او مالية او الاخلال بأي التزامات قانونية او تشريعية او متطلبات تنظيمية داخلية او تلك التي تشكل خطرا على الصحة او السلامة او البيئة.

وتشمل المخالفات التي يتوجب الابلاغ عنها , على سبيل المثال لا الحصر ما يلي: .

السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة او الفساد) او سوء التصرف.

 .سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة , اساءة استخادم الاشياء القيمة, عمليات غسيل الاموال او دعم جهة لجهات مشبوهة, عدم الافصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبة فل الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة او مصالح الاخرين فوق مصلحة الجمعية.

 .امكانية الاحتيال بما في ذلك إضاعة,اخفاء او اتلاف الوثائق الرسمية.

 .الجرائم الجنائية المرتكبة , او التي يتم ارتكابها او التي يحتمل ارتكابها اي كان نوعها

.عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية او تطبيقها بصورة غير صحيحة.

 .الحصول على منافع او مكافئات غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الهة معاملة تفضيلية غير مبررة.

 .الافصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.

 .التلاعب بالبيانات المحاسبية .تهديد صحة الموظفين وسلامتهم

.انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.

 .سوء استخدام الصلاحيات او السلطات القانونية.

 .مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة اعلاه.

4- الضمانات

 تهدف هذة السياسة الى اتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للابلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه مل لانتقام أو الايذاء نتيجة لذلك,وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته او منصبة او مكانتة الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من اشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن اية مخالفة. شريطة ان يتم الابلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة ,ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك انه مخطئ

. من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ فأن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك. ما لم ينص القانون على خلاف ذلك . وسيتم بذلك الجهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة .ولكن في حالات معينة, يتوجب للتعامل مع اي بلاغ ان يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف او شخص اخر.ويتوجب عليه ايضا عدم اجراء اية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم ايذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة

5 – اجراءات الإبلاغ عن مخالفة

.يفضل الابلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الاجراء المناسب في حينه. .على الرغم من إنه لايتطلب من مقدم البلاغ اثبات صحة البلاغ , إلا انه يجب ان يكون قادرا على إثبات انه قدم البلاغ بحسن نية. .يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق ) عن طريق
* العنوان البريدي : الوديين ص ب 20300 الرمز البريدي : 61994

           * أو البريد الإلكتروني : brwadyeen@gmail.com

6- معالجة البلاغ

يعتمد الاجراء المتخذ بخصوص الابلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها . إذ قد يتطلب ذلك اجراء مراجعة غير رسمية او تدقيق داخليا وتحقيق رسمي.ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة اي بلاغ : يقوم موظف العلاقات العامة/عبد الله مريع علي ال درع عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الادارة والمدير التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير (على مضمون البلاغ خلال اسبوع من استلام البلاغ(

 .يتم اجراء مراجعة اولية لتجديد ما اذا كان يتوجب أجراء تحقيق والشكل الذي يجب ان يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.

 .يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 ايام بإشعار استلام البلاغ ورقمها للتواصل.

.اذا تبين ان البلاغ غير مبرر , فلن يتم اجراء تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم اثباتات اضافية بخصوص البلاغ.

.إذا تبين أن البلاغ يستند الي معطيات معقولة ومبررة يتم احالة البلاغ الى اللجنة المخصصة وهم(عبد الله علي ال مالح – محمد عبد الله علي) للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة

يجب على اللجنة الانتهاء من التحقيق في البلاغ واصدار التوصية خلال عشرة ايام عمل من تاريخ احالة البلاغ .ترفع اللجنة توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.

 .متى كان ذلك ممكنا ,تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك لايجوز اعلام مقدم البلاغ بأي اجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص اخر.

 .تلتزم الجمعية بالتعامل مع الابلاغ عن اي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة,ولكنها لاتضمن ان ننسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ .